Privacybeleid van de Schroders-groep

1.1  Schroders verzamelt en gebruikt bepaalde persoonsgegevens. Schroders heeft de verantwoordelijkheid om te waarborgen dat persoongegevens in overeenstemming met de wetgeving op het gebied van gegevensbescherming worden gebruikt.

1.2  Bij Schroders respecteren wij uw privacy en zetten ons in om uw persoonsgegevens te beschermen.

1.3  Dit privacybeleid is gericht op personen wier persoonsgegevens wij verwerken bij de uitvoering van onze commerciële activiteiten. Dit kunnen klanten of potentiële klanten zijn of hun vertegenwoordigers, agenten of door hen aangestelde personen, of een werknemer, directeur, functionaris of vertegenwoordiger van een andere organisatie waarmee wij een zakelijke relatie hebben. Het privacybeleid is ook gericht op bezoekers van onze websites.

(2.1) Schroders verzamelt informatie over u op de volgende manieren:

a) Informatie die wij ontvangen terwijl wij producten of diensten aan u aanbieden. Deze informatie kan direct door u worden verstrekt of door andere partijen, zoals aanbieders van ‘know your client- en antiwitwasdiensten waar wij soms beroep op doen om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

b) Informatie die wij ontvangen in het kader van uw interesse in onze producten of diensten. Deze informatie wordt alleen door u verstrekt en omvat vragen en andere activiteiten die u uitvoert wanneer u onze vestigingen bezoekt, deelneemt aan infosessies en de websites van Schroders gebruikt. De details over hoe wij de informatie verwerken die wij ontvangen via de websites van Schroders zijn uiteengezet in artikel 10 van dit privacybeleid.

Wij kunnen de persoonsgegevens en andere gegevens die u direct aan ons verstrekt combineren met informatie die wij van of over u hebben verzameld in een andere context, zoals op onze websites of van derde partijen.

3.1 Voor veel van de producten en diensten die Schroders aanbiedt, moeten wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken, zoals:

Informatie die u aan Schroders verstrekt. Dit omvat informatie over uzelf die u aan ons verstrekt. De aard van onze relatie met u bepaalt om welke soort persoonsgegevens wij u kunnen vragen. Het kan onder meer gaan om:

• basisgegevens zoals voor- en achternaam,burgerservicenummer, e-mailadres, telefoonnummer, adres (inclusief postcode en land), beroep en functie, bankgegevens, ID-documentatie, geboortedatum, levensgebeurtenissen en gezinsinformatie;
• gevoelige persoonsgegevens, die vervat kunnen zijn in informatie die wij verkrijgen over uw nationaliteit, geboorteplaats, gezondheidsgerelateerde informatie, gehandicaptenstatus, informatie over politieke overtuigingen of strafrechtelijke veroordelingen en gerechtelijke procedures.

Wij verwerken ook de persoonsgegevens van enige persoon waarvoor u optreedt, zoals begunstigden van beleggingen, die u aan ons hebt verstrekt in verband met diensten die wij u aanbieden. Door ons zijn of haar persoonsgegevens te verstrekken, gaat u ermee akkoord hem of haar de informatie te verstrekken die is uiteengezet in dit privacybeleid.

Informatie die wij over u verzamelen of genereren. Deze kan omvatten:

• bestanden die wij produceren om een dossier aan te leggen van onze relatie met onze klanten en potentiële klanten, waaronder de contactgeschiedenis; en
• persoonsgegevens die u aan ons verstrekt tijdens telefoongesprekken en e-mailcorrespondentie, die wij kunnen monitoren en vastleggen om klachten te verhelpen, onze dienstverlening te verbeteren en om te voldoen aan onze verplichtingen uit wet- en regelgeving, of
• persoonsgegevens die we verkrijgen met betrekking tot uw gebruik van websites van Schroders (maar dit zal beperkt zijn tot situaties waarin gebruikers zich identificeren door een veilige, geauthenticeerde sessie te starten.

Informatie die wij verkrijgen uit andere bronnen. Sommige van deze persoonsgegevens kunnen gevoelig zijn en kunnen het volgende omvatten:

• informatie uit openbare bronnen, waaronder externe instanties zoals kredietinformatiebureaus, fraudepreventiediensten, wethandhavingsinstanties, openbare databanken, registers en dossiers zoals het Handelsregister en het register van de AFM, en andere openbaar toegankelijke bronnen;
• informatie die aan ons wordt verstrekt door onafhankelijke financieel adviseurs, andere professionele adviseurs, leveranciers van producten, organisatoren van evenementen, andere agenten en/of vertegenwoordigers, sectordatabanken en andere bedrijfsinformatietools waarop Schroders is ingeschreven; en
• informatie verkregen van bedrijven die sanctiecontroles en achtergrondonderzoek uitvoeren.

4.1  Uw persoonsgegevens kunnen door ons op de volgende manieren en voor de volgende doeleinden worden opgeslagen en verwerkt:

- om klanten en potentiële klanten in staat te stellen producten en diensten van Schroders te gebruiken en in te zien;

- om aanvragen of contracten van klanten en potentiële klanten voor producten en diensten van Schroders te beoordelen;

- om voorbereidingen te treffen om potentiële klanten producten en diensten van Schroders te laten gebruiken;

om onze administratie up-to-date te houden;

- om IT-systemen te bewaken teneinde ze te beschermen tegen dreigende cyberaanvallen of kwaadaardige activiteiten waaronder misbruik of onjuist gebruik;

- om onze vestigingen te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of ongeoorloofd gebruik, of enige onwettige activiteit;

- om IT-systemen te beheren en te onderhouden teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op peil te houden;

voor permanente evaluatie en verbetering van de informatie die op websites van Schroders wordt gegeven, om ze gebruikersvriendelijk te maken en om mogelijke inbreuken of cyberaanvallen te voorkomen;

- om feedback over producten en diensten van Schroders te begrijpen en te helpen snel en gemakkelijk meer informatie over het gebruik van die producten en diensten te verstrekken;

- om met klanten en potentiële klanten te communiceren en hen beter te begrijpen teneinde diensten te verlenen of gerichte informatie te verstrekken over Schroders en andere producten en diensten van Schroders;

- om de relatie met klanten en potentiële klanten effectief te beheren en versterken, de behoeften en interesses van klanten en potentiële klanten te leren kennen en meer te weten te komen over onze klanten en potentiële klanten, teneinde de producten en diensten die wij kunnen aanbieden te ontwikkelen, verbeteren en beheren;

- voor de aansturing en administratie van onze bedrijfsvoering;

- om te voldoen aan en te beoordelen of wij voldoen aan toepasselijke wetten, regels en regelgeving en onze interne beleidsregels en procedures; of

- voor de administratie en het onderhoud van de databases waarin uw persoonsgegevens zijn opgeslagen.

4.2  Als wij uw persoonsgegevens gebruiken, houden wij ons aan de toepasselijke wetgeving. De wet staat ons toe of verplicht ons uw persoonsgegevens te gebruiken om verschillende redenen. Deze omvatten onder meer de gevallen waarin:

- wij onze contractuele verplichtingen nakomen;

- wij op grond van wet- en regelgeving verplichtingen hebben die we moeten nakomen;

- wij dit moeten doen om onze wettelijke rechten of die van onze klanten te kunnen vaststellen, uitoefenen of verdedigen of ten behoeve van juridische procedures;

- wij uw toestemming hebben verkregen;

- het beschreven gebruik van uw persoonsgegevens nodig is voor onze rechtmatige ondernemingsbelangen, bijvoorbeeld om:

• ons in staat te stellen onze bedrijfsvoering doelmatig en efficiënt te beheren en administreren;
• onze interne beleidsregels en procedures na te leven;
• snel en gemakkelijk toegang tot informatie over producten en diensten van Schroders te bieden.

 

4.3  Alleen personeelsleden van Schroders die inzage in uw persoonsgegevens nodig hebben voor de doeleinden die in dit privacybeleid zijn beschreven, hebben toegang tot deze gegevens.

5.1  Wij kunnen uw persoonsgegevens binnen de Schroders-groep delen voor de hierboven beschreven doeleinden.

5.1  Wij kunnen uw persoonsgegevens ook delen buiten de Schroders-groep zoals hieronder uiteengezet wordt:

• met zakelijke partners, waarbij zij contractueel verplicht zijn passende verplichtingen inzake gegevensbescherming na te leven;
• met vertegenwoordigers, agenten, bewaarnemers, tussenpersonen en/of andere externe leveranciers van producten die door de klant of potentiële klant zijn aangewezen (zoals accountants, professionele adviseurs, leveranciers van bewaarnemingsdiensten of producten);
• met externe agenten en opdrachtnemers ten behoeve van hun dienstverlening zowel aan ons (bijvoorbeeld door Schroders ingeschakelde accountants, professionele adviseurs, leveranciers van IT- en communicatiediensten, leveranciers van achtergrondonderzoek, kredietinformatiebureaus, incassobureaus) als aan klanten of potentiële klanten. Deze derden zullen onderworpen worden aan passende verplichtingen inzake gegevensbescherming;
• met bewaarnemings-, beurs-, clearing- of afwikkelingssystemen, tegenpartijen, handelaars en anderen indien in redelijkheid mag worden aangenomen dat uw persoonsgegevens worden verstrekt voor de uitvoering, het beheer of de rapportage van transacties of het vestigen van een relatie met het oog op dergelijke transacties;
• indien u medehouder bent van een rekening of portefeuille (of anderszins één van meerdere personen die een gezamenlijk een rekening of portefeuille hebben), kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan de andere medehouder van de rekening of portefeuille of andere personen;
• voor zover door wet- of regelgeving vereist, bijvoorbeeld indien wij verplicht zijn uw persoonsgegevens te verstrekken om aan een wettelijke verplichting te voldoen (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, verplichtingen inzake belastingaangifte en meldingen aan toezichthouders, auditors of overheidsinstanties) of om onze wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen; en
• als wij een deel van ons bedrijf of onze activa verkopen, in welk geval wij mogelijk uw persoonsgegevens aan de potentiële koper moeten verstrekken ten behoeve van het due diligence onderzoek.

6. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

6.1  Schroders is een internationaal bedrijf met klanten en activiteiten overal ter wereld. Het gevolg is dat wij wereldwijd persoonsgegevens verzamelen en doorgeven binnen bedrijven van de Schroders-groep. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens kunnen doorgegeven naar plaatsen buiten uw land.

6.2  Als wij uw persoonsgegevens doorgeven naar een ander land, zorgen wij ervoor dat deze zullen worden beschermd en worden doorgegeven op een manier die in overeenstemming is met de wettelijke vereisten. Ten aanzien van gegevens die worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (de "EER"), bijvoorbeeld, kan dit op een van de volgende manieren worden gedaan:

• uw persoonsgegevens worden naar een land gestuurd dat, volgens een besluit van de Europese Commissie, een passend niveau van gegevensbescherming biedt;
• de ontvanger heeft een overeenkomst ondertekend gebaseerd op "modelcontractbepalingen" die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd en deze verplichten uw persoonsgegevens te beschermen;
• wanneer de ontvanger in de VS gesitueerd is, kan deze een gecertificeerd deelnemer zijn van het EU-US Privacy Shield; of
• in sommige beperkte omstandigheden kan de wet ons toestaan uw persoonsgegevens anderszins buiten de EER door te geven.

6.3  Meer informatie over de bescherming van uw persoonsgegevens wanneer ze buiten de EER worden doorgegeven, kan worden verkregen door contact met ons op te nemen zoals beschreven in artikel 12.

7.1  Gegevens zijn een essentieel deel van het ondernemingsvermogen en moeten worden beschermd op een manier die past bij zowel de risico's als hun belang of waarde. Wij garanderen een veilige verwerking door gebruik te maken van fysieke, elektronische en procedurele beveiligingsmaatregelen en deze te handhaven om uw niet-openbare persoonsgegevens te beschermen, en wij beperken de toegang tot bevoegd personeel. De doeltreffendheid van deze beveiligingsmaatregelen wordt periodiek getest. Wij beschikken over uitgebreide procedures en mechanismen om ongunstige gebeurtenissen die zich kunnen voordoen op te sporen, erop te reageren en herstelmaatregelen te treffen.

8.1  Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren, hangt af van de volgende factoren:

• het doel waarvoor wij ze gebruiken (zoals beschreven in dit privacybeleid in paragraaf 4.1) – wij zullen de gegevens moeten bewaren zo lang als nodig is voor dat doel; en
• onze wettelijke plichten – in wet- en regelgeving kan een minimale periode zijn vastgelegd gedurende welke wij uw persoonsgegevens moeten bewaren.

9.1  In alle bovengenoemde gevallen waarin wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken of opslaan kunt u de volgende rechten hebben en, in de meeste gevallen, kosteloos uitoefenen. Het betreft onder meer de volgende rechten:

• het recht op informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens en op inzage in de persoonsgegevens die wij over u bezitten;
• het recht uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens te allen tijde in te trekken. Wij wijzen er echter op dat wij nog steeds bevoegd kunnen zijn om uw persoonsgegevens te verwerken als wij een andere gerechtvaardigde reden hebben om dat te doen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat wij uw persoonsgegevens moeten bewaren om aan een verplichting krachtens wet- of regelgeving of aan onze interne audit-eisen te voldoen;
• in sommige gevallen het recht om sommige persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te verkrijgen en/of te verzoeken dat wij deze aan een derde partij doorsturen indien dit technisch mogelijk is. Wij wijzen erop dat dit recht alleen van toepassing is op persoonsgegevens die u rechtstreeks aan Schroders hebt verstrekt;
• het recht om te verzoeken dat wij uw persoonsgegevens rectificeren indien deze onjuist of onvolledig zijn;
• het recht om te verzoeken dat wij uw persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden wissen. Wij wijzen erop dat er omstandigheden kunnen zijn waarin u ons vraagt uw persoonsgegevens te wissen maar wij bevoegd of verplicht zijn deze te bewaren;
• het recht om bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens te maken of ons te verzoeken deze in bepaalde omstandigheden te beperken. Ook hier kunnen er omstandigheden zijn waarin u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of ons vraagt deze te beperken, maar wij bevoegd of verplicht zijn uw verzoek te weigeren; en
• het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder op het gebied van gegevensbescherming indien u van mening bent dat uw rechten door ons zijn geschonden.

9.2  U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen op de manier die is aangegeven in artikel 12.

10.1  Als u een website van Schroders gebruikt, kunnen wij technische informatie verzamelen met behulp van cookies. Het type informatie dat wordt verzameld hangt af van de cookiecategorie, zoals uitgelegd in onze cookieverklaring. Zoals uiteengezet in onze cookieverklaring, bieden wij u de kans om selectief bepaalde categorieën van cookies te aanvaarden in uw browser via onze cookiebeheertoepassing. Als u 'tracking'-cookies aanvaardt en uzelf identificeert tijdens een beveiligde (ingelogde) sessie op een van onze websites, kunnen wij de informatie die wij verzamelen over uw gebruik van onze websites combineren met andere informatie die wij over u hebben, zoals zoekopdrachten die u uitvoert op onze websites of informatie die u opvraagt tijdens uw sessie. Wij zullen deze gecombineerde informatie gebruiken om de aantrekkelijkheid en bruikbaarheid van de informatie en tools op onze websites te beoordelen, maar ook om producten en diensten van Schroders te identificeren die interessant zouden kunnen zijn voor u.

Ook verzamelen wij anonieme informatie met betrekking tot de surfgewoontes van gebruikers via onze categorieën van cookies die als doel hebben onze website te beheren en te verbeteren.

10.2  Als u een website van Schroders gebruikt en van daaruit een link naar een andere website volgt (met inbegrip van een andere website van Schroders), kan een ander beleid van toepassing zijn. Voordat u persoonsgegevens op een website opgeeft, dient u de privacyverklaring te lezen die op die website van toepassing is.

11.1  Toekomstige veranderingen in ons privacybeleid zullen op deze website worden gepubliceerd en, indien noodzakelijk, per e-mail aan u worden doorgegeven. Controleer regelmatig of er updates of veranderingen in ons privacybeleid zijn.

(12.1)  Als u vragen of zorgen hebt over de manier waarop Schroders met uw persoonsgegevens omgaat, over dit privacybeleid of over hoe u uw rechten kan uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen op het onderstaande adres.

Om uw recht uit te oefenen om te allen tijde uw toestemming om elektronische marketingcommunicatie te ontvangen in te trekken, volgt u de instructies onder “Uitschrijven” in dergelijke communicatie.

Schroder Investment Management Benelux - Adres
World Trade Center
Tower A, Level 5
Strawinskylaan 521
NL-1077 XX Amsterdam

Privacy@schroders.com.

Meestal kunnen wij vragen of zorgen op het gebied van gegevensbescherming snel en effectief oplossen. Indien u niet tevreden bent met het antwoord dat u krijgt, kunt u uw zorgen voorleggen aan uw lokale rechtbank of de voor gegevensbescherming bevoegde toezichthoudende autoriteit in uw rechtsgebied.

Wanneer u een zorg uit, kunnen wij:

• bijkomende details van u verzoeken betreffende uw zorgen en persoonsgegevens, beperkt tot wat nodig is om u te authenticeren;
• andere partijen inschakelen of raadplegen om uw probleem te onderzoeken en op te lossen (waarbij deze partijen informatie over u zullen ontvangen en verwerken); en/of
• gegevens bijhouden over uw verzoek en enige oplossing van uw probleem,

in elk geval in overeenstemming met onze gegevensbeschermings- en andere wettelijke verplichtingen.