Schroders policy för integritetsskydd

”Kund” betyder en investerare i våra produkter eller en mottagare av våra tjänster, som kan vara en individuell investerare eller en medarbetare, chef, tjänsteman, förvaltare, förmånstagare eller representant för Schroders institutionella kunder eller mäklarkontakter.

”Schroders”, ”vi” eller ”oss” betyder Schroders plc med registrerat säte på 1 London Wall Place, London EC2Y 5AU eller något av företagets dotterbolag eller närstående bolag. Mer information finns på Schroders webbplats. Sammantaget kallas dessa Schroders Group.

”Schroders webbplatser” betyder webbplatser som drivs av Schroders.

”Schroders produkter och tjänster” betyderde produkter och tjänster som vi erbjuder våra kunder, inklusive genom vår angränsande support, mobila eller molnbaserade tjänster.

”Personuppgifter” betyder alla uppgifter som rör en levande person som kan identifieras genom dessa uppgifter eller genom uppgifter eller annan information som Schroders (eller företagets representanter eller serviceleverantörer) äger, eller kan komma att äga. Utöver faktainformation som namn eller adress kan det inkludera en uttalad åsikt eller en indikation om en avsikt vad avser en individ.

”Du” betyder alla individer som omfattas av detta meddelande, vilket kan vara:

(a) en kund eller presumtiv kund

(b) en besökare på Schroders webbplats eller

(c) en medarbetare, chef, tjänsteman eller representant för en annan organisation som vi har en affärsrelation med. 

(1.1) Schroders samlar in och använder vissa personuppgifter. Schroders ansvarar för att säkerställa att vi använder dessa personuppgifter i enlighet med dataskyddslagstiftningen.

(1.2) Inom Schroders respekterar vi din integritet och arbetar för att skydda dina personuppgifter.

(1.3) Denna policy för integritetsskydd vänder sig till individer vars personuppgifter vi hanterar i samband med att vi utför kommersiella aktiviteter. Dessa individer kan vara kunder eller presumtiva kunder eller deras representanter, ombud eller utsedda personer eller en medarbetare, chef, tjänsteman eller representant för en annan organisation som vi har en affärsrelation med. Denna policy för integritetsskydd vänder sig också till besökare på våra webbplatser.

(2.1) Schroders samlar in information om dig på följande sätt:

a) Information som vi får när vi tillhandahåller produkter eller tjänster till dig. Den kan tillhandahållas direkt av dig eller av andra parter, till exempel tjänster inriktade på kundkännedom och bekämpning av penningtvätt som vi ibland använder oss av för att uppfylla våra juridiska skyldigheter.

b) Information som vi får i samband med ditt intresse av våra produkter och tjänster. Denna information tillhandahålls endast av dig och omfattar förfrågningar och andra aktiviteter som du utför när du besöker våra lokaler, deltar i informationsevenemang och använder Schroders webbplatser. Uppgifter om hur vi hanterar den information som vi får genom Schroders webbplatser finns i punkt 10 i denna policy för integritetsskydd.

Vi kan slå samman personuppgifter och andra uppgifter som vi samlar in direkt från dig med information som samlas in från eller om dig i andra sammanhang, till exempel från våra webbplatser eller från utomstående parter.

(3.1) Många av de produkter eller tjänster som Schroders erbjuder fordrar att vi inhämtar och bearbetar personuppgifter till exempel följande:

• Information som du lämnar till Schroders. Det inkluderar information om dig som du överlämnar till oss. Vilken typ av relation vi har till dig avgör vilken typ av personuppgifter vi kan efterfråga. Sådan information kan inkludera:

 

• grundläggande personuppgifter som förnamn, efternamn, personnummer, e-postadress, telefonnummer, adress (inklusive postnummer och land), yrke och titel, bankuppgifter, ID-dokumentation, födelsedatum, livshändelser och information om familj

 

• känsliga personuppgifter, som kan ingå i den information vi hanterar om din nationalitet, födelseort, hälsorelaterad information, funktionsnedsättning, uppgifter om politiska uppfattningar, brottsregister och rättsprocesser.

 

Vi behandlar även personuppgifter om alla personer för vars räkning du agerar, till exempel förmånstagare till investeringar, som du kan ha gett oss i samband med att vi har tillhandahållit tjänster till dig. När du ger oss deras personuppgifter samtycker du till att ge dem informationen i denna policy för integritetsskydd.

 

• Information som vi samlar in eller genererar om dig. Det kan inkludera:

 

• filer som vi kan producera som en dokumentation av vår relation med våra kunder och presumtiva kunder, inklusive avtalshistorik och

 

• alla personuppgifter som du överlämnar under telefonsamtal och e-postkommunikation med oss och som vi kan övervaka och spela in/registrera i syfte att hantera klagomål, förbättra vår service och för att följa kraven i lagar och förordningar eller

 

• personuppgifter som vi erhåller som en följd av din användning av Schroders webbplatser (men dessa begränsas till situationer där användaren identifierar sig genom att skapa en säker, autentiserad session).

 

• Information som vi inhämtar från andra källor. Vissa av dessa personuppgifter kan vara känsliga. Detta kan inkludera::

 

• information från offentligt tillgängliga källor, inklusive ombud för tredje part som kreditbedömningsföretag, bedrägeriförebyggande myndigheter, brottsbekämpande organ, offentliga databaser, register och arkiv som Companies House och FCA Register samt andra offentligt tillgängliga källor

 

• information som tillhandahållits oss av oberoende finansiella rådgivare, andra professionella rådgivare, produktleverantörer, evenemangsorganisatörer, andra ombud och/eller representanter, branschdatabaser och andra affärsverktyg som Schroders använder sig av och

 

• information inhämtad från tjänsteleverantörer av sanktionskontroller och bakgrundsanalyser.

(4.1) Dina personuppgifter kan sparas och behandlas av oss på följande sätt och för följande ändamål:

• för att göra det möjligt för kunder och presumtiva kunder att använda och få tillgång till Schroders produkter och tjänster
• för att bedöma kunders och presumtiva kunders efterfrågan på eller avtal för Schroders produkter och tjänster
• för att registrera presumtiva kunder så att de kan använda Schroders produkter och tjänster
• för att hålla vår dokumentation aktuell
• för att övervaka IT-system i syfte att ge skydd mot cyberhot eller brottslig verksamhet, inklusive missbruk och felaktig användning
• för att skydda våra lokaler från obehörig åtkomst eller användning samt olagliga aktiviteter
• för att administrera eller underhålla IT-system i syfte att upprätthålla servicenivån
• för kontinuerlig granskning och förbättring av den information som finns på Schroders webbplatser för att säkerställa att de är användarvänliga och förebygga potentiella störningar eller cyberangrepp
• för att förstå återkoppling om Schroders produkter och tjänster och hjälpa till att snabbt och enkelt tillhandahålla mer information om hur de här produkterna och tjänsterna ska användas
• för att kommunicera med och bättre förstå kunders och presumtiva kunders intressen i syfteatt tillhandahålla tjänster eller riktad information om Schroders och andra produkter och tjänster från Schroders
• för att effektivt hantera och stärka relationer med kunder och presumtiva kunder, förstå kunders och presumtiva kunders behov och intressen och lära oss mer om våra kunder och presumtiva kunder för att kunna utveckla, förbättra och hantera de produkter och tjänster vi kan erbjuda
• för hanteringen och administrationen av vår verksamhet
• för att följa och bedöma efterlevnaden av gällande lagar, regler och förordningar samt interna policyer och procedurer eller
• för administrationen och underhållet av databaser där dina personuppgifter lagras

 

(4.2) När vi använder dina personuppgifter följer vi gällande lag. Lagen tillåter eller ställer krav på att vi använder dina personuppgifter av olika skäl. Det inkluderar fall där:

• vi uppfyller våra avtalsstadgade skyldigheter
• vi har rättsliga skyldigheter som vi måste följa
• vi kan behöva göra det för att fastställa, göra gällande eller försvara våra eller våra klienters rättsliga anspråk eller använda dem i rättsliga processer
• vi har inhämtat ditt samtycke
• den beskrivna användningen av dina personuppgifter är nödvändig av legitima affärsintressen, som att:
  • göra det möjligt för oss att hantera och administrera vår verksamhet på ett effektivt och ändamålsenligt sätt
  • följa interna policyer och procedurer
  • möjliggöra snabb och enkel tillgång till information om Schroders produkter och tjänster.

 

(4.3) Endast personal inom Schroders som behöver ha tillgång till dina personuppgifter för de ändamål som beskrivs i denna policy för integritetsskydd har tillgång till dem.

 

(5.1) Vi kan komma att dela dina personuppgifter inom Schroders Group för de ändamål som beskrivs ovan.

(5.2) Vi kan också komma att dela dina personuppgifter utanför Schroders Group som beskrivs utförligare nedan:

• med affärspartners när de enligt avtal är skyldiga att följa gällande skyldigheter vad avser dataskydd
• med representanter, ombud, depåförvaltare, mäklare och/eller andra tredjepartsleverantörer som utsetts av kunden eller den presumtiva kunden (som revisorer, professionella rådgivare, leverantörer av depåtjänster och produktleverantörer)
• med tredjepartsombud och -entreprenörer för att de ska kunna tillhandahålla tjänster för oss båda (exempelvisSchrodersrevisorer, professionella rådgivare, IT- och kommunikationsleverantörer, leverantörer av bakgrundsanalyser, kreditbedömningsföretag och inkassoföretag) och för kunder eller presumtiva kunder. Dessa tredje parter kommer att omfattas av gällande skyldigheter för dataskydd:
• hos alla förvaringsinstitut, börser, clearing- eller avstämningssystem, motparter, handlare och andra där det är rimligt att överlämna dina personuppgifter i syfte att genomföra, hantera eller rapportera transaktioner eller etablera en relation i syfte att genomföra sådana transaktioner
• i de fall där du är en av flera konto- eller portföljinnehavare (eller på annat sätt är en av flera personer som har ett konto eller en portfölj) kan vi komma att överlämna dina personuppgifter till den andra konto- eller portföljinnehavaren eller till en annan person
• i den utsträckning det ställs krav i lagar eller förordningar, om vi exempelvis är skyldiga att överlämna dina personuppgifter i syfte att uppfylla rättsliga skyldigheter (inklusive, utan begränsning, för att uppfylla krav på skatteredovisning gentemot rättsliga instanser, revisorer eller myndigheter) för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk och
• om vi säljer någon del av vår verksamhet eller våra tillgångar, då vi kan behöva överlämna dinapersonuppgifter till den presumtiva köparen för due diligence-ändamål.

(6.1) Schroders är ett globalt företag med kunder och verksamhet runt om i världen. Det medför att vi samlar in och överför personuppgifter inom företag som ingår i Schroders-koncernen globalt. Det innebär att vi kan överföra dina personuppgifter till platser utanför ditt land.

(6.2) När vi överför dina personuppgifter till ett annat land säkerställer vi att de skyddas och överförs de på ett sätt som följer kraven i lagstiftningen. När det gäller uppgifter som exempelvis överförs utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”) kan det göras på något av följande sätt:

• det land dit vi skickar dina personuppgifter är godkänt av EU-kommissionen då det erbjuder en tillräcklig skyddsnivå för dina personuppgifter
• mottagaren har undertecknat ett avtal baserat på ”standardavtalsklausuler” som är godkända av EU-kommissionen och gör att denne är skyldig att skydda dina personuppgifter
• när mottagaren finns i USA kan denne vara en certifierad medlem av programmet ”EU-US Privacy Shield” eller
• under vissa begränsade omständigheter kan lagstiftningen tillåta att vi på annat sätt överför dina personuppgifter utanför EES

(6.3) Du kan få mer information om skyddet för dina personuppgifter vid överföring utanför EES genom att kontakta oss på det sätt som beskrivs i punkt 12 nedan.

(7.1) Personuppgifter är en viktig affärstillgång och måste skyddas på lämpligt sätt beroende på risk och uppgifternas betydelse eller värde.

Vi säkerställer att behandlingen utförs säkert genom att driva och bibehålla fysiska, elektroniska och processrelaterade skydd för dina icke-offentliga personuppgifter och vi begränsar åtkomsten till auktoriserad personal. Skyddets effektivitet testas regelbundet.

Vi har omfattande kontroller och mekanismer som är utformade för att upptäcka, reagera och återställa om negativa händelser skulle inträffa.

(8.1) Hur länge vi sparar dina personuppgifter varierar beroende på följande kriterier:

• för vilket syfte vi använder dem (såsom de beskrivs mer ingående i paragraf 4.1) – vi kommer att spara uppgifterna så länge som är nödvändigt för detta ändamål och
• våra rättsliga skyldigheter – lagar eller förordningar kan ange en minimiperiod under vilken vi måste spara dina personuppgifter.

(9.1) I alla ovan nämnda fall då vi samlar in, använder eller lagrar dina personuppgifter kan du ha följande rättigheter och du kan, i de flesta fall, utöva dem utan kostnad. Dessa rättigheter inkluderar:

• rätten att inhämta information om behandlingen av dina personuppgifter och få tillgång till de personuppgifter vi innehar om dig
• rätten att när som helst dra tillbaka ditt samtycke till behandlingen av dina personuppgifter. Observera att vi fortfarande kan ha rätt att behandla dina personuppgifter om vi har ett annat legitimt skäl för att göra det. Exempelvis kan vi behöva behålla dina personuppgifter för att följa en rättslig skyldighet eller uppfylla krav i vår internredovisning.
• Under vissa omständigheter kan rätten att få vissa personuppgifter i ett strukturerat, vanligt och maskinläsbart format kräva att vi överför dessa uppgifter till en tredje part där detta är tekniskt möjligt. Observera att denna rätt endast gäller personuppgifter som du har tillhandahållit direkt till Schroders
• rätten att begära att vi rättar dina personuppgifter om de är felaktiga eller ofullständiga
• rätten att begära att vi raderar dina personuppgifter under vissa omständigheter. Observera att det kan finnas omständigheter då du kan be oss att radera dina personuppgifter, men vi är skyldiga eller har rätt att behålla dem
• rätten att invända mot eller begära att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter under vissa omständigheter. Också här kan det finnas omständigheter där du invänder mot eller ber oss begränsa vår behandling av dina personuppgifter, men vi är skyldiga eller har rätt att avvisa din begäran och
• rätten att lämna in ett klagomål hos relevant datatillsynsmyndighet om du anser att vi inte har tillgodosett dina rättigheter.

(9.2) Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta oss med hjälp av de uppgifter som finns i punkt 12 nedan.

(10.1) Om du använder en av Schroders webbplatser kan vi komma att samla in teknisk information med hjälp av cookies. Typen av information som samlas in varierar beroende på cookiekategori enligt beskrivningen i vårt meddelande om cookies. Vi ger dig möjlighet att, enligt beskrivningen i vårt meddelande om cookies, selektivt godkänna vissa kategorier av cookies i din webbläsare via vår cookiehanteringsapplikation. Om du godkänner cookies i spårningskategorin och du identifierar dig under en säker (inloggad) webbsession på en av våra webbplatser kan vi slå samman informationen vi samlar in om din användning av våra webbplatser under sessionen med annan information vi har om dig, till exempel vilka sökningar du har gjort på våra webbplatser eller vilken information du begär under din webbsession. Vi använder denna sammanslagna information för att bedöma hur tilltalande och användbar den information och de verktyg vi erbjuder på våra webbplatser är samt för att identifiera produkter och tjänster från Schroders som kan vara av intresse för dig.

Vi samlar också in anonym information som avser användarnas surfvanor via andra kategorier av cookies i syfte att hantera och förbättra vår webbplats.

(10.2) Om du använder någon av Schroders webbplatser och följer en länk därifrån till en annan webbplats (inklusive en webbplats som drivs av Schroders) kan andra integritetsregler gälla. Innan du skickar personuppgifter till en webbplats ska du läsa policyn för integritetsskydd som gäller för denna webbplats.

(11.1) Eventuella förändringar som vi gör i vår policy för integritetsskydd i framtiden kommer att publiceras på den här webbplatsen och vid behov kommer du att meddelas per e-post. Gå tillbaka hit regelbundet för att se om vi gjort eventuella uppdateringar eller ändringar i vår policy för integritetsskydd.

(12.1) Om du har frågor eller problem vad gäller Schroders hantering av dina personuppgifter eller denna policy för integritetsskydd eller vill utöva någon av dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss på adressen nedan.

Följ anvisningarna för att ”avprenumerera” i våra marknadsföringsmaterial om du i något skede vill utöva din rätt att dra tillbaka ditt samtycke till att erhålla elektronisk marknadskommunikation.

Schroder Investment Management (Europe) S. A., svensk filial
Norrlandsgatan 18
111 43 Stockholm
Sweden

Privacy@schroders.com.

Vi kan normalt besvara frågor eller problem som rör integritetsskydd snabbt och effektivt. Om du inte är nöjd med de svar du får kan du gå vidare med frågan direkt till behörig nationell domstol eller dataskyddsmyndighet i din jurisdiktion. 

Om du tar upp ett problem kan vi

• begära ytterligare uppgifter från dig om ditt problem och dina personuppgifter, dock begränsat till vad som är nödvändigt för att vi ska kunna identifiera dig
• anlita eller rådfråga andra parter för att utreda och lösa ditt problem (och dessa parter kommer att få och behandla information om dig) och/eller
• registrera din begäran och eventuell lösning på ditt problem

i samtliga fall i enlighet med skyldigheter inom dataskydd och annars.